Förderscouting-Plattform
Die Förderscouting-Plattform bietet einen Förder-Kurzinfo-Service (Fördermittel) sowie das standardisierte Anlegen und Verknüpfen von Projektideen, Fördermitteln und Umsetzungschecklisten als Projektideen-Management für Kommunen an. Zudem können Ideen und Checklisten gesucht bzw. offen oder auf Anfrage im Netzwerk geteilt und gemeinsam weiterbearbeitet werden. Der ergänzende Schulungsworkshop vermittelt relevante Methoden und Kompetenzen.
Die Ausgangssituation für das Projekt geht auf die Implementierung der Stabsstelle Förderscouting der Kommunen in Nordfriesland (11 Kommunalverwaltungen und 133 Gemeinden) Mitte 2019 zurück. In einem mehrstufigen Partizipationsprozess wurde mit relevanten Verwaltungsmitarbeiter:innen und Führungskräften in Gruppendiskussionen und anschließend in einem Verwaltungsleiter:innen-Workshop ein verbindlicher Arbeitsansatz für die Arbeitsfelder Projektentwicklung und Fördermittelakquise entwickelt.
Im Zentrum des Arbeitsansatzes steht die Beratungsdienstleistung „von der Idee zum Projekt“, sowie der Ausbau der Zusammenarbeit der Kommunalverwaltungen. Der Aufbau eines digitalen Assistenzsystems bzw. einer interkommunalen Wissensplattform mit Schulungsangebot (Förderscouting-Plattform (FSP) = Verwaltungswerkzeug) zur Unterstützung der Kommunen wurde in diesem Zusammenhang als wichtigstes Stabsstellen-Projekt herausgearbeitet und mit einer hohen Umsetzungspriorität versehen. Der Ansatz wurde anschließend durch Heimat 2.0 gefördert und seither mithilfe einer Steuerungs- und Arbeitsebene verstetigt und kontinuierlich evaluiert. Die Wissensplattform befindet sich seit April 2021 in einem partizipativen bzw. nutzer:innen-zentrierten Entwicklungs- und Umsetzungsprozess. Neben der Gestaltung und Umsetzung dieser Open Source Software stehen vor allem die Schulungsthematik bzw. die Kultivierung der Nutzung der FSP als neues Instrument in den Kommunalverwaltungen im Fokus. Hier gilt es sukzessive dafür zu werben und dabei zu unterstützen, dass die Verwaltungen „Projekt- und Fördermittelmanagements“ in ihrer Organisationsstruktur implementieren und diese mit den entwickelten Werkzeugen ausbauen und professionalisieren.
Der zentrale Anlass für den Aufbau der Wissensplattform ist die Entwicklung guter (inter-)kommunaler Projekte bei gleichzeitiger Reduzierung des hohen Arbeitsaufwandes, der durch Projekte bzw. das Stellen von Förderanträgen in den Kommunalverwaltungen entsteht. Dadurch, dass insgesamt bzw. insbesondere bei der Projektplanung in den Bereichen Projektentwicklung und Fördermittelakquise ein Ressourcenmangel (Wissen, Personal und Finanzmittel) bei den Kommunen in den strukturschwachen ländlichen Räumen festzustellen ist, bedarf es neuer Formen der Projektentwicklung, Zusammenarbeit, Vernetzung und Nachnutzung von Wissen und Erfahrungen. An dieser Stelle ermöglicht die FSP ein gebündeltes und standardisiertes Anlegen sowie Verknüpfen von Projektideen (Bedarfe) und Umsetzungschecklisten (Verwaltungsprozesse mit oder ohne Förderung) als internes Projektidee-Management für die jeweilige Kommune. Darüber hinaus können die Inhalte im Netzwerk gesucht bzw. offen oder auf Anfrage geteilt werden. Um einen einfachen Zugang zu Förderrichtlinien zu gewährleisten, werden diese aktuell als Fördermittel-Kurzinfo-Service durch die Stabsstelle als Förderscouting zur Verfügung gestellt. Die Kurzinfos lassen sich wiederum mit den Projektideen und den Umsetzungschecklisten verknüpfen.
Die FSP verbindet aktuell alle relevanten Bereiche der Projektentwicklung und Fördermittelakquise und stellt mit dem Schulungsangebot eine weitere Komponente zur Verfügung, um die Professionalisierung und Effektivitätssteigerung in den Kommunen zu unterstützen. Für die Zukunft gibt es mehrere relevante Entwicklungspfade, die mit der FSP verbunden werden können, wie bspw. der Ausbau des Förder-Kurzinfo-Service und ein „Projektideen-Fördermittel-Fit“, welche mithilfe von KI unterstützt wird; die Professionalisierung des Förder- und Projektmanagements in Kommunalverwaltungen mit einem Projektmanagementstandard sowie die Ende-zu-Ende Digitalisierung von Förderprojekten „von der Idee bis zur Abwicklung“.
Alle hauptamtlichen Mitarbeiter:innen der Kommunalverwaltungen, die direkt oder indirekt in die Projektentwicklung und Fördermittelakquise involviert sind, wie bspw. hauptamtliche Verwaltungsleiter:innen, Stabsstellen, Hauptamtsleiter:innen, Bauamtsleiter:innen, Kämmerer, Regionalentwickler:innen oder das Förder- und Projektmanagement. Dies gilt sowohl für die elf Amts- und Stadtverwaltungen in Nordfriesland, als auch für die Heimat 2.0-Transferregionen: Gemeinde Ahrensbök, Amt Büsum-Wesselburen (beide Schleswig-Holstein), Wachstumsregion Ems-Achse e.V. (mehrere Landkreise und Samtgemeinden in Niedersachsen) und die Alte Welt e.V. (mehrere Landkreise und Verbandsgemeinden in Rheinland-Pfalz).
Wesentliche Mitwirkende bei der Definition der Plattform waren die Mitglieder des Arbeitskreises Förderscouting Nordfriesland. Hierzu gehören die Mitarbeiter:innen der nordfriesischen Amts- und Stadtverwaltungen, die hauptsächlich in der Beantragung und Verwaltung von Fördermitteln und –anträgen betraut sind. In mehreren Workshops wurden die Bedarfe und Anforderungen an die technische Lösung abgefragt und in User-Story-Maps zusammengefasst. Daraus ergab sich das Lastenheft für den Dienstleister. Im weiteren Verlauf waren die Mitglieder des Arbeitskreises, die ersten User:innen der Plattform und gaben Feedback zu den Funktionen. Vorschläge für den Ausbau der Programmierung wurden im Verlauf der ersten 18 Monate ebenfalls gesammelt, so dass in den Jahren 2023 und 2024 weitere Funktionen zur Programmierung in Auftrag gegeben wurden.
Die Plattform ist als MVP (Minimum Viable Product) angelegt, dies gewährleistet, dass diese fortlaufend weiterentwickelt und verbessert wird. Um eine kontinuierliche Weiterentwicklung zu gewährleisten, findet eine enge Zusammenarbeit mit dem Dienstleister Krusche & Company statt, welcher die Individualprogrammierung, das Hosting sowie den Support übernimmt. Bislang wurden circa 170.000 € in die Förderscouting Plattform investiert. Die Pflege der Inhalte obliegt der Stabsstelle Förderscouting, als Product Owner ist das Amt Viöl (Dienstherr der Stabsstelle) eingesetzt.
Die technische Lösung wurde im August 2022 den Amts- und Stadtverwaltungen vorgestellt sowie in den darauffolgenden Monaten in den einzelnen Organisationen.
Parallel entwickelte die Stabsstelle Förderscouting mit dem Arbeitskreis in ähnlicher Weise einen Schulungsworkshop, um die technische Lösung in allen Verwaltungen einzuführen und um über den ersten Nutzer:innen-Kreis hinaus, zu implementieren. In der sechsstündigen Veranstaltung werden neben einigen Grundlagen des Projektmanagements und den Funktionen der Plattform, auch Methoden zur Projektarbeit und Akteurskoordination vorgestellt und durchgeführt. Im Zentrum stand die „Kollegiale Beratung“ als wirkungsvolle Methode, um Projekten eine klare Richtung zu geben, die Beratung zu vereinfachen sowie um ein Projektteam zu formen. Unterstützt wird dies durch Erklärvideos und Schulungsordner, die zusätzliches Material für die Mitarbeiter:innen enthalten.
Informationen Landkreis
Landkreis Nordfriesland
Fläche: 2.083,53 km²
Einwohner:innen: 169.043
81 Einwohner:innen je km²